يُعدّ الاتصال الإداري عنصرًا أساسيًا في عمل المؤسسات، إذ يقوم بدور محوري في نقل المعلومات وتبادلها بين مختلف المستويات الإدارية بهدف تنسيق الجهود، اتخاذ القرارات، وتسهيل الأداء العام. يقوم الاتصال على إرسال رسالة واضحة من طرف إلى آخر باستخدام وسيلة معينة، مع ضمان فهمها بالشكل الصحيح. وتبرز أهمية الاتصال في تحسين العلاقة بين الموظفين، تقليل الأخطاء الناتجة عن سوء الفهم، ودعم الانسجام داخل المؤسسة، مما ينعكس مباشرة على جودة العمل وفعالية اتخاذ القرار.
ويتخذ الاتصال الإداري عدة أشكال، فقد يكون شفهيًا مثل الاجتماعات والمقابلات، أو كتابيًا عبر الرسائل، المذكرات، والتقارير، أو إلكترونيًا عبر البريد الإلكتروني ومنصات التواصل الوظيفي. كما يمكن أن يكون اتجاهه عموديًا بين الإدارة والموظفين، أو أفقيًا بين الأقسام المتساوية في الهيكل التنظيمي، وقد يمتد أيضًا ليصبح اتصالًا خارجيًا مع الجهات والمؤسسات خارج الإدارة.
ومع ذلك، قد تعترض الاتصال جملة من العوائق كالغموض اللغوي، ضعف الوسائل التقنية، البيروقراطية، أو اختلاف الخلفيات والقيم بين الأفراد، مما يتطلب الحرص على اختيار لغة واضحة، ووسيلة مناسبة، وصياغة مدروسة للمحتوى.
أما التحرير الإداري فهو الجانب الكتابي في الاتصال، ويعنى بصياغة الوثائق الرسمية داخل الإدارة بطريقة دقيقة، مختصرة، ومحايدة. وتتطلب الوثيقة الإدارية الجيدة وضوحًا في الأسلوب، ودقة في المعلومات، وتسلسلًا منطقيًا، إضافة إلى الالتزام باللغة الرسمية الخالية من الأخطاء. وتشمل الوثائق الإدارية الرسائل، المذكرات، التقارير، محاضر الاجتماعات، والبريد الإلكتروني المهني، وجميعها تخضع لقواعد شكلية ومضمونية محددة تضمن جودتها وحسن توظيفها.
ويتم إعداد الوثيقة الإدارية عبر خطوات تبدأ بتحديد الهدف منها، ثم جمع المعطيات الضرورية، وتنظيم الأفكار قبل الشروع في الصياغة، يلي ذلك مراجعة النص لغويًا ومضمونيًا، ثم اعتماده رسميًا وفق الإجراءات الإدارية المعتمدة. ويحتاج الموظف في هذا السياق إلى مهارات متعددة، أبرزها الإنصات الجيد، القدرة على التحليل والتلخيص، التحكم في اللغة العربية، واستعمال وسائل الاتصال الحديثة.
وبشكل عام، يمثل الاتصال والتحرير الإداريان معًا حجر الأساس لتحقيق فعالية الإدارة، إذ يسمحان بتدفق سلس للمعلومات واتخاذ قرارات دقيقة، ويعززان صورة المؤسسة وقدرتها على التفاعل الداخلي والخارجي بطريقة احترافية ومنظمة.
- Enseignant: Bourdache chahrazed Bourdache chahrazed